Office Manager Audiologie (m/v/x)

Arbeidsbreuk 16 tot 20/40 – Met ingang ten laatste 1/09/2026

Ben jij gepassioneerd om een verschil te maken in het leven van dove en slechthorende kinderen en
jongeren? Sluit je aan bij ons enthousiast team! Je werkt op de audiologische dienst van MFC KIDS en
rapporteert aan de verantwoordelijke. Samen verlenen we audiologische begeleiding waarin onze
missie, visie, waarden en hartelijke professionaliteit centraal staan.

Wat ga je doen?

1. Ontvangst en – begeleiding/ondersteuning van cliënten:
Je speelt een cruciale rol in het verwelkomen van cliënten, je beantwoordt hun vragen
(telefoon/mail/inloop), je beheert hun informatie in de database, plant hun afspraken en voert ook
service uit. Je bent het eerste aanspreekpunt van de cliënt, beheert de communicatie en bouwt
vertrouwen met hen op. Je communiceert met cliënten, ouders, leefgroepen, verwijzers e.a.

2. Agenda- en afspraakbeheer, telefonische permanentie:
Je bent verantwoordelijk voor het effectief beheren van de agenda van de audiologische dienst en
zorgt voor een goede ondersteuning , afstemming en samenwerking.
Je organiseert interne en externe overlegmomenten (contact met artsen en andere zorgverleners)

3. Administratieve ondersteuning:
3.1. Stockmanagement: registreren van verkochte of geleverde hoortoestellen, serienummers en
productinformatie correct documenteren, garantie- en servicegegevens bijhouden, retouren of
defecte toestellen administratief verwerken
3.2. Verzekeringen en terugbetalingen: dossiers voorbereiden voor terugbetaling,
mutualiteitsgegevens controleren, facturen en attesten administreren en opvolging van het
proces voor terugbetaling, opmaak dossier VAPH (hulpmiddelen)
3.3. Uitwerken van materiaal (flyer, PPT)

4. Productkennis en routine-onderhoud
Je assisteert bij verlenen van informatie over hoortoestelaccessoires en onderhoudsproducten.
Je voert basisonderhoud uit zoals het schoonmaken en controleren van hoortoestellen (eventueel
na een extra opleiding)
Welke competenties breng je mee?
1. Proactief en procesgericht werken: je neemt initiatief om processen, samenwerkingen,
systemen… te verbeteren of bij te sturen naar efficiëntere werkmethodes.
2. Klantgerichtheid en empathie: je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden, je bent
het eerste aanspreekpunt van de verschillende doelgroepen (cliënten, ouders, leefgroepen…).
3. Administratieve accuraatheid, voortgangscontrole en organisatietalent: je beschikt over goede
planningsvaardigheden, brengt structuur en coördineert activiteiten zodat het team vlot kan
samenwerken.
4. Zelfstandig werken: je kan autonoom werken in een dynamische werkomgeving, je zoekt
proactief naar oplossingen wanneer nodig.

5. Computervaardigheden: je kan vlot werken met gangbare softwaresystemen.

6. Teamgericht: je werkt constructief samen met de collega’s, je bent flexibel en je draagt bij aan
een positieve werksfeer.

Wat bieden wij?
Een fijne werkplaats met leuke collega’s in een positieve en ondersteunende sfeer.
Mogelijkheden tot vorming en coaching om je professionele groei te stimuleren.
Diversiteit in het werk met cliënten.

Wat vragen wij?
• Minimaal opleiding A1 of bachelor in administratieve richting / office management
• Zeer goede kennis van informatica toepassingen.
• Goesting in een zeer afwisselende job in nauwe samenwerking met de audiologische dienst.
• Audiotechnische kennis van auditieve hulpmiddelen is een voordeel

Wat zijn de werkomstandigheden?
1. Je werkt van maandag tot vrijdag, elke voormiddag op audiologische dienst
2. Flexibiliteit in functie van de noden
3. Verloning volgens barema VAPH

Interesse in deze functie?
Stuur je CV en motivatiebrief naar rudi.vandenwyngaert@kids.be t.e.m. 27 april 2026.
Als uw sollicitatie weerhouden wordt, zal u uitgenodigd worden op gesprek op
maandag 18 mei in de namiddag